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BTC-Office UG (haftungsbeschränkt)   - Wolfgang Huber -   Robert-Bosch-Strasse 18   D-78467 Konstanz

Ordnung bei Ihren Einnahmen und Ausgaben

 

 

verfasst von Wolfgang Huber

 

 

Kernstück einer jeden Buchhaltung ist eine gute Vorbereitung der Belege. Diese Anleitung richtet sich an Einzelunternehmen mit intensivem Bargeldverkehr, wie Lokale, Gaststätten, Kioske, Friseure oder Bäcker.

Dank einer gewissenhaften Vorbereitung minimieren Sie das Risiko von Doppelzahlungen und können vielleicht auch die Kosten beim Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle etwas drücken? Sprechen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei oder Ihrem Büroservice.

Buchhaltungskenntnisse benötigen Sie keine, lediglich etwas Büromaterial (z. B. online bei office-discount / sehr schnelle Zulieferung). Und schon kann es losgehen:

 

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Ordner 1: Unbezahlte Rechnungen

Zur besseren Orientierung legen Sie in diesen Ordner ein Alphabet A-Z und sortieren darin die noch zu zahlenden Rechnungen ein.

Bei mehreren Rechnungen desselben Lieferanten ist dann die älteste Rechnung unten und die neueste oben innerhalb des entsprechenen Anfangsbuchstaben. Sollten Mahnungen reinkommen, werden diese zu den gemahnten Rechnungen hinzusortiert. Rechnungskopien können Sie wegwerfen, sofern das Original vorliegt.

Sobald Sie eine Rechnung überweisen, schreiben Sie das Überweisungsdatum auf die Rechnung und entnehmen sie dem Ordner “Unbezahlte Rechnungen”.

Diese nun bezahlte Rechnung wandert in den Pendelordner “Bank / Sparkasse”.

Ordner 2: Pendelordner Bank / Sparkasse

Legen Sie gleich zwei Pendelordner “Bank / Sparkasse” an. Den ersten übergeben Sie Ihrem Steuerberater bzw. Büroservice zum Buchen, sobald alle Belege eines Monats einsortiert sind. Den zweiten verwenden Sie, um nahtlos im Folgemonat weiterarbeiten zu können. Das Spielchen wiederholt sich dann von Monat zu Monat. Beim nächsten Pendeln bekommen Sie den Vormonatsordner entweder leer oder inklusive aller gebuchten Belege wieder zurück.

a) Sie bekommen den Ordner leer zurück:
Sie brauchen nichts weiter tun, da Ihr Steuerberater / Büroservice die gebuchten Belege bis zum Jahresabschluss bei sich behält.

b) Sie bekommen den Ordner inklusive aller Belege zurück:
Legen Sie den gebuchten Belegstapel in einem weiteren Ordner ab: “Bank / Sparkasse 2020”. Sie können die Rechnungen hinter den Kontoauszügen lassen, finden diese später bei Bedarf aber relativ schwer. Überlegen Sie deshalb, ob Sie das Ablagesystem optimieren:

Sortieren Sie die bezahlten Rechnungen in einem weiteren Ordner alphabetisch ein (auch innerhalb eines Buchstabens sortieren - und innerhalb desselben Lieferanten nach Rechnungsnummern aufsteigend sortieren).

Vorteil 1: Sie würden eine mögliche Doppelzahlung ziemlich sicher erkennen, da Sie ja die bezahlte Rechnungskopie alphabetisch einsortieren - und da liegt schon das Original. Vorteil 2: Sollten Sie später mal eine Rechnung suchen, finden Sie diese relativ schnell.

Nun zur Befüllung des Pendelordners Bank / Sparkasse:

Legen Sie die Kontoauszüge ganz vorne ab, sortiert nach Belegnummern aufwärts. Das bedeutet, dass das kleinste Datum (z. B. der 1.7.2020) unten und das grösste Datum (z. B. der 31.7.2020) oben ist.

Dann gehen Sie Position zu Position die Auszüge von unten nach oben durch - vielleicht mit einem Lineal - und sortieren die dazugehörenden Belege hinter den Auszügen ab. Sind auf den Kontoauszügen private Ausgaben oder Einnahmen, schreiben Sie zu diesen Posten ein “P”.

Bezahlte Lieferantenrechnungen entnehmen Sie dem Ordner “Unbezahlte Rechnungen” und sortieren diese Rechnung hinter dem Kontoauszug ein.

Ziel dieser Sortierung ist, dass man den entsprechenden Beleg beim Buchen schnell findet, der mit Betrag auf dem Kontoauszug steht. Da Kontoauszüge von unten nach oben und die dazugehörenden Belege ebenfalls so sortiert sind, wird der Beleg relativ schnell gefunden - auch bei einer eventuellen Betriebsprüfung.

Ordner 3: Pendelordner Kasse

Legen Sie auch für die Bargeldgeschäfte gleich zwei Ordner Kasse an - wie im ersten Absatz “Pendelordner Bank / Sparkasse beschrieben.

Da Sie im Gegensatz zu den Bankgeschäften bei Bargeld-Bewegungen keine Kontoauzüge haben, müssen Sie diese selbst erstellen. Es gibt im Internet zahlreiche Excel-Kassenbücher; diese werden aber von den Finanzbehörden nicht akzeptiert, da man in Excel jeden Eintrag nachträglich problemlos ändern kann. Excel passt dann die Anfangs- und Schlussbestände der Nachfolgetage an die Änderungen an. Wegen solcher Manipulations-Möglichkeiten akzeptieren die Finanzbehörden rein mit Excel geführte Kassenbücher nicht.

Erfassen Sie daher die Bargeldgeschäfte handschriftlich. Tragen Sie täglich den Anfangs- und den Schlussbestand ein und dazwischen die Bargeldbewegungen. Überschreiben oder ändern einer Zahl ist nicht gestattet, bei Fehlern schreiben Sie bitte das Kassenblatt neu und unterschreiben  mit Datum.

Dazu bietet sich mein für diese Zwecke erstelltes Kassenbuchblatt an, das Sie abspeichern und es somit so oft ausdrucken können, wie Sie es benötigen. Sie können es am Computer personalisieren und mit Texten wie z. B. Tageseinnahme vorbelegen, so dass Sie mit den täglichen Schreibarbeiten gut entlastet werden. Klicken Sie bitte hier für weitere Informationen zum Kassenbuchblatt...

Sortieren Sie dann die Belege hinter das Kassenbuchblatt ein.

Falls Sie die Kassenbuchbelege nach dem Buchen wieder zurückerhalten, ordnen Sie diese in einen weiteren Ordner “Kasse 2020” um. In diesem Ordner befinden sich dann nach und nach alle Bargeldbelege mit den dazugehörenden handschriftlichen Aufzeichnungen des gesamten Jahres - Sie haben ein sauberes Ablagesystem geschaffen!

Um Betriebsprüfern die Nachforschungen zu erleichtern, sollten Sie die einzelnen Monate mit Trennblättern kenntlich machen.

Falls Sie Fragen haben, scheuen Sie sich bitte nicht, mir eine Mail zu senden. Ich antworte Ihnen in den nächsten Tagen per Mail.

Gutes Gelingen wünscht
Wolfgang Huber
 

 

 

 

 

 

 

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